Événement professionnel : les Relations Presse en 3 étapes

Les salons professionnels génèrent de nombreuses retombées business pour les entreprises. Au-delà de l’aspect développement commercial de l’événement, les organisateurs sont confrontés à un enjeu majeur : la notoriété, pour laquelle les relations presse s’avèrent être un outil clé.

Les objectifs sont : faire connaître et reconnaître le salon dans l’écosystème métier, notamment par les professionnels afin d’attirer exposants et visiteurs. Il s’agit également d’inscrire le salon dans la durée. Les médias font partie intégrante du dispositif de communication nécessaire à la réussite d’un événement professionnel réussi.

Illustration avec un de nos cas clients.

Réalisation client : CYCL’EAU Bordeaux

CYCL’EAU est un salon professionnel régional dédié à la gestion de l’eau au coeur des bassins hydrographiques. La dernière édition du salon CYCL’EAU Bordeaux s’est tenue les 10 et 11 avril 2019 au Hangar 14.

1 – Les relations presse en amont : assurer la visibilité

La préparation du salon CYCL’EAU Bordeaux a débuté en janvier 2019 pour assurer une visibilité en amont soit une préparation de 3 mois. Une bonne phase de préparation pour un événement professionnel s’estime entre 3 et 6 mois avant ce dernier.
L’un des enjeux de cette étape est de s’assurer que l’événement soit inscrit dans l’ensemble des agendas de la presse spécialisée.

Dans le cas de CYCL’EAU Bordeaux, nous avons transmis à la presse professionnelle industrielle, environnementale, institutionnelle et locale une première information presse annonçant le salon.

L‘information presse  doit contenir la date, les informations pratiques et quelques lignes sur les temps forts des journées professionnelles. Cependant, il n’est pas utile à ce stade de dévoiler l’ensemble des informations.
En outre, il est préférable de conserver du contenu à relayer progressivement jusqu’au jour-J (annonce de parrainage, des distinctions obtenues, des conférences, remise de prix, concours de startups, etc…).

Les informations fortes de l’événement doivent être relayées une à une afin de faire passer le bon message au bon moment.

Pour CYCL’EAU, il était primordial de différencier les différentes données : annonce du parrainage avec la présence d’Alain Rousset, labellisation du salon « Assises de l’eau » par le Ministère de la Transition écologique et solidaire…

Un communiqué de presse « annonce » peut être également diffusé à J-30 de l’événement avec l’ensemble des informations afin de réaliser une piqûre de rappel efficace. En revanche, attention à ne pas saturer les journalistes et à réguler l’envoi des emails.

Lors de cette phase le phoning est obligatoire, afin, d’une part, de créer un contact premier proactif et personnalisé avec le journalistes,  les sensibiliser à votre sujet, d’autre part, de s’assurer que l’ensemble des journalistes ont reçu les informations les plus complètes possibles. Ces relances téléphoniques sont aussi l’occasion de proposer des interviews avec les parties prenantes du salon et d’échanger sur les opportunités en fonction des thématiques du salon.

Enfin, une invitation peut être envoyée trois semaines voire un mois avant l’événement afin de bloquer l’agenda des journalistes. Il est recommandé d’être particulièrement vigilant aux périodes saturées d’événements (avril à juin) et de prévoir une marge supplémentaire afin de ne pas se retrouver piégé; prévenir c’est guérir ! Le dossier de presse du salon peut être joint à l’invitation. Les journalistes pourront alors prendre connaissance des thématiques du salon, de la liste des exposants et surtout du programme de conférences.

Dans notre cas, une inauguration officielle était organisée aussi nous avons lancé une invitation spécifique des médias à cette occasion.

2 – Les relations presse pendant : accueillir et créer du lien

L’accueil des journalistes sur un salon constitue une étape cruciale pour la suite de vos relations. Veillez à bien prévenir l’accueil et transmettre votre numéro de portable aux journalistes pour vous contacter facilement dès leur arrivée. En effet, il est important d’encadrer et surtout, de faciliter le travail des journalistes sur place : rappel des enjeux du salon, présentation des organisateurs, préparation et mise en place d’interviews, visite du salon et des différents espaces thématiques. Il est également important de distribuer un dossier de presse et communiqué de presse sur place car il est très fréquent que les journalistes disposent de ces supports uniquement sous format dématérialisé, ce qui n’est absolument pas pratique pour eux in situ.
Côté organisateurs, lorsque des interviews sont prévues, il est impératif de préparer un minimum l’entretien en effectuant un média training afin d’éviter l’improvisation. Le but est de faire passer vos messages clés et également de contourner avec subtilité les éventuelles questions « pièges » , échapper à de futures polémiques le cas échéant (notamment si vous évoluez dans un secteur controversé) et répondre le plus clairement possible aux questions en vulgarisant au maximum les éléments les plus techniques.

Soyez attentifs et précis dans vos échanges. Vous pouvez éventuellement prendre quelques notes si vous avez un doute sur la bonne compréhension d’un point, afin de pouvoir rectifier immédiatement l’information et éviter une mauvaise retranscription de vos propos.

À chaque fin d’interview, il est opportun de proposer aux journalistes de garder contact afin d’apporter d’éventuelles précisions et transmettre des documents complémentaires.

De nombreux détails font la différence et permettent de pérenniser vos relations avec les journalistes.

3 – Les relations presse en aval : inscrire l’événement dans la durée

Contre toute attente, les journalistes sont friands des communiqués de presse « bilan« . Dans le cas de CYCL’EAU Bordeaux plusieurs médias ont sollicité un bilan au lendemain de la clôture du salon.
Les journalistes attendent des chiffres clés tel que le nombre de visiteurs avec le comparatif N-1 afin d’évaluer le succès et l’évolution du salon, le rappel des temps forts, et les actualités du secteur.
Cette phase est aussi l’occasion de contacter les journalistes qui n’ont pu être présents afin de leur proposer une interview et ainsi, assurer au maximum le suivi des retombées presse.

En outre, cette dernière communication constitue un timing propice pour parler de l’avenir. Dans notre cas, CYCL’EAU produit plusieurs salons en France, aussi nous avons annoncé l’édition suivante à Vichy.

En conclusion

Vous l’aurez compris, les relations presse d’un salon professionnel constituent un exercice d’endurance. En effet, la persévérance est de mise pour obtenir les résultats escomptés. Il ne faut pas perdre de vue qu’un événement professionnel tel que CYCL’EAU peut se dupliquer. Le travail doit alors être correctement effectué dès la première édition, et enrichi à chaque édition, afin de pérenniser les relations avec la presse, nourrir leur intérêt et assurer la visibilité de votre événement.

@credit LouchBemFilms

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